Kontrola ZUS – czego się spodziewać i jak się przygotować do kontroli

Co może chcieć skontrolować ZUS w mojej firmie?

Obszary, w których kontrola ZUS była najczęstsza w 2023 r.

Wiele wskazuje na to, że rok 2024 będzie okresem wzmożonej aktywności ZUS w obszarze kontroli przedsiębiorców ukierunkowanych  na maksymalizację wpływów ze składek ubezpieczeniowych. Poniżej wskazujemy szczególne obszary ryzyka, w oparciu o to co szczególnie kontrolował ZUS w 2023 r.:

• Praca na rzecz własnego pracodawcy  (kontrola  w grupie kapitałowej).
• Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych (umowa zlecenie i działalność gospodarcza; dwie umowy zlecenia).
• Umowy o dzieło.
• Outsourcing pracowników.
• Prawidłowość odprowadzania składek (tj. czy pobierane są z właściwych tytułów i w należnej wysokości).
• Zasiłek chorobowy.

Praca na rzecz własnego pracodawcy

Z raportu ZUS za 2023 r. wynika, że jednym z najczęstszych ustaleń są nieprawidłowości związane z naliczaniem składek w przypadku zawierania umów cywilnoprawnych z własnym pracodawcą. Zaniżanie składek, tzw. trójkąt umów, jest opisane w art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, gdy jeden pracownik jest zatrudniony w dwóch firmach, choć faktycznie pracuje na rzecz jednego podmiotu. Umowa cywilnoprawna zawierana z własnym pracodawcą jest traktowana przez ZUS  jako kontynuacja zatrudnienia ze stosunku pracy. Nie ma tutaj znaczenia, czego ona dotyczy. Jeżeli pracownik  wykonuje na rzecz swojego pracodawcy dodatkową umowę cywilnoprawną – zlecenia, która została zawarta z innym niż pracodawca podmiotem, to z tytułu wykonywania tejże umowy podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu.

Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych

Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych to sytuacja, w której jednocześnie istnieje kilka odrębnych przesłanek do objęcia nas tymi ubezpieczeniami. Objęcie ubezpieczeniem oznacza, że za daną osobę powinny lub mogą być odprowadzane składki. Finansuje je po części ubezpieczony, a po części płatnik składek, na przykład pracodawca, zleceniodawca. Przedsiębiorca opłaca je w całości za siebie. Składki uprawniają do korzystania z zasiłków, rent i emerytur z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS sprawdzi, czy wszyscy pracownicy oraz inne osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło) są zgłoszeni do odpowiednich ubezpieczeń. Istotnym zagadnieniem staje się możliwość kwestionowania przez ZUS ważności umowy o pracę, stanowiącej tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia. ZUS  jest uprawniony do zbadania ważności umowy o pracę w celu stwierdzenia objęcia ubezpieczeniem społecznym pracowników.

Umowa o dzieło

ZUS może dokonywać kontroli i sprawdzać czy dana umowa o dzieło nie powinna być np. umową zlecenia czy o pracę. ZUS może wówczas je przekwalifikować i zażądać zaległych składek. Zamiarem ZUS jest przeciwdziałanie zatrudnianiu w formie cywilnoprawnej (zlecenie czy dzieło) w miejsce umów o pracę.

Outsourcing pracowników

Wyrok Sądu Najwyższego z 8 lutego 2017 (sygn. akt I PK 72/16), potwierdził, że rzekoma optymalizacja zusowska polegającą na przeniesieniu pracowników do firmy zewnętrznej, nie zwalnia pracodawcy do uregulowania należności wobec pracowników i ZUS. Przedsiębiorcy korzystający z tego typu optymalizacji, ponoszą zwiększone ryzyko wynikające z nieskutecznego przejścia pracowników i niesolidności podmiotu przejmującego tych pracowników.

Prawidłowość odprowadzania składek

Pod tym względem ZUS  bada prawidłowość odprowadzania składek (tj. czy pobierane są z właściwych tytułów i w należnej wysokości). Podczas kontroli ujawniane jest niezgodne z prawem dążenie do obniżania kosztów, co negatywnie wpływa na uprawnienia ubezpieczonych do świadczeń. Weryfikacja płatników ma również skontrolować ryzyko uzyskania nienależnych świadczeń. W tym przypadku chodzi w szczególności o sprawdzenie, czy w niektórych przypadkach osoby nie są zgłaszane fikcyjnie do ubezpieczeń w celu wyłudzenia wypłat –

Zasiłek chorobowy

ZUS może kontrolować zaświadczenia o niezdolności do pracy pod kątem merytorycznym, a także czy ubezpieczony wykorzystuje zwolnienie zgodnie z jego celem. W szczególności sprawdzane są dłuższe zwolnienia. W 2023 roku kwota wstrzymanych zasiłków chorobowych podskoczyła o ponad 33 proc. ZUS będzie wykorzystywał sztuczną inteligencję do typowania kontroli.

Jak przygotować się do kontroli ZUS?

Rekomendowaną obroną przed powyższymi zagrożeniami, jest dokonanie przeglądu zawartych umów i jeżeli okaże się to niezbędne wprowadzenie zmian minimalizujących istniejące ryzyka.

Wszystkie powyższe obszary stanowią materialne ryzyko dla dalszego funkcjonowania kontrolowanych podmiotów, mogą również przełożyć się na odpowiedzialność materialną, karną i karno-skarbową zarządów spółek oraz osób odpowiedzialnych za sprawy pracownicze i finansowe. Odpowiedni przegląd s umów i wprowadzenie ewentualnych zmian, powinno pozwolić ograniczyć te ryzyka. Aby przygotować się do kontroli ZUS, warto też  regularnie prowadzać wewnętrzne audyty i upewnić się, że wszystkie dokumenty są przygotowywane zgodnie z aktualnymi interpretacjami ZUS .

Przed zapowiedzianą kontrolą należy zebrać i uporządkować wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniami społecznymi. Warto również być gotowym do udzielenia odpowiedzi na pytania inspektorów kontroli  oraz zaplanować w jaki sposób zamierzmy  zapewnić im dostęp do niezbędnych dokumentów, czy chcemy żeby kontrola odbywał się w naszej firmie  czy też (na nasz wniosek) poza firmą,  w oddziale ZUS.

Na każdym etapie kontroli ZUS wspieramy przedsiębiorców oferując kompleksową pomoc i doradztwo prawne w obszarach opisanych wyżej.